Utilidad no es lo mismo que dinero en el banco, y esa confusión quiebra empresas

El contador llega con el cierre del año y trae buenas noticias: la empresa creció cuarenta por ciento y ganó seiscientos cuarenta mil pesos. Dos semanas después, en enero, no hay con qué pagar la nómina y hay que pedir prestado. El dueño hace la pregunta obvia y furiosa: «¿entonces dónde está el dinero que ganamos?» El contador no se equivocó. Los dos tienen razón, porque están hablando de dos cosas distintas.

Utilidad y efectivo no son sinónimos y ni siquiera se parecen tanto. La utilidad dice cuánto valió más tu negocio durante el periodo. El efectivo dice cuánto dinero entró y salió de la cuenta. Una empresa puede tener mucho de lo primero y nada de lo segundo, y ésa es la forma más común en que quiebra una empresa sana: no por perder dinero, sino por crecer sin efectivo para financiarlo.

Se le llama morir de éxito y no es una metáfora. Vamos a verlo con números de una empresa real —los montos son de una distribuidora de material eléctrico, redondeados— para que quede claro dónde se fue el dinero.

El año en que todo salió bien

Ésta es la empresa vista por el estado de resultados, que es el reporte que casi todo dueño conoce. Creció cuarenta por ciento, mantuvo su margen y controló bien los gastos. Es, sin discusión, un buen año.

Si sólo mira este reporte, el dueño tiene todo el derecho de sentirse tranquilo. La utilidad subió sesenta por ciento. Nada aquí anuncia el problema de enero, y ése es exactamente el punto: el estado de resultados no está diseñado para avisar de un problema de efectivo. No es que esté mal hecho; es que contesta otra pregunta.

Dónde quedó el dinero

Para crecer cuarenta por ciento, esta empresa tuvo que hacer dos cosas muy razonables, y las dos se pagan con efectivo.

Primero, le vendió a clientes más grandes, que es como se crece. Pero los clientes más grandes no pagan de contado: pagan a sesenta días. Antes cobraba a cuarenta y cinco. Segundo, amplió el surtido para poder atender a esos clientes, así que el inventario pasó de setenta y cinco a noventa días de mercancía en el anaquel.

Ninguna de las dos decisiones fue mala. Las dos fueron necesarias. Y las dos convierten utilidad en cosas que no son dinero:

Ahí está la respuesta a la pregunta furiosa. La empresa ganó seiscientos cuarenta mil pesos de utilidad, pero necesitó meter un millón cincuenta y ocho mil pesos más en clientes y en mercancía para lograrlo. La resta es brutal:

Y esto es antes del impuesto sobre la renta de ese año y antes de cualquier inversión en equipo. El faltante real de enero fue bastante mayor.

Capital de trabajo, en una sola fórmula

Ese dinero atrapado tiene nombre. Se llama capital de trabajo y es lo único que hay que entender de finanzas para no volver a tener el susto de enero.

La lógica es directa. Lo que te deben tus clientes es dinero tuyo que todavía no llega. El inventario es dinero tuyo convertido en cajas. Y el crédito de tus proveedores es dinero de ellos financiando tu operación, así que resta. El resultado es cuánto dinero tienes que poner de tu bolsa para que el negocio funcione un día normal.

Hay una forma aún más simple de verlo, en días. Se le llama ciclo de efectivo y se calcula igual pero con plazos: días que tardas en cobrar, más días que la mercancía pasa en el almacén, menos días que te da el proveedor para pagar.

Pasar de noventa a ciento veinte días significa que ahora la empresa financia un mes entero más de operación de su propio bolsillo. Ese solo número explica la crisis mejor que cualquier reporte contable.

Las cinco fugas que separan utilidad de efectivo

El caso anterior muestra dos. Hay cinco en total, y conviene tenerlas en la cabeza porque cada una se arregla de forma distinta.

Y hay una que corre al revés y conviene conocer porque confunde en sentido contrario: la depreciación. Es un gasto en el estado de resultados que no saca ni un peso del banco, porque el dinero ya salió cuando se compró la máquina. Por eso una empresa puede reportar pérdida contable y aun así generar efectivo.

Los tres reportes que hay que ver cada semana

El estado de resultados es mensual y mira hacia atrás. Para no volver a enterarte tarde, hacen falta tres reportes distintos, los tres semanales y los tres mirando hacia adelante.

Uno: antigüedad de saldos de clientes

Quién te debe, cuánto y desde hace cuántos días, agrupado en rangos: al corriente, de uno a treinta días vencido, de treinta y uno a sesenta, más de sesenta. Lo que hay que vigilar no es el total sino el movimiento entre rangos: cuando los saldos empiezan a correrse hacia la derecha, el problema de efectivo ya empezó y todavía estás a tiempo.

Dos: flujo de efectivo proyectado a trece semanas

Trece semanas es un trimestre, y es el horizonte estándar precisamente porque alcanza a ver el problema con tiempo de hacer algo. Es una tabla simple: saldo inicial, cobros esperados, pagos comprometidos, saldo final, semana por semana. La única celda que importa es la primera en que el saldo final se pone en rojo, porque ésa es la fecha límite para conseguir dinero, renegociar un pago o apretar la cobranza.

Tres: inventario por rotación

Qué productos se mueven y cuáles llevan meses sin venderse. El producto muerto no aparece como pérdida en ningún reporte —sigue valiendo lo que costó, según los libros— pero es efectivo congelado en un anaquel. En una PyME típica, entre el diez y el veinte por ciento del inventario no rotó en el último año. Ése suele ser el dinero que hacía falta.

Qué hacer con esto esta semana

Saca tres números de tu propio negocio y anótalos en un papel. Uno: cuántos días tardas en cobrar, en promedio. Dos: cuántos días de mercancía tienes en el almacén. Tres: cuántos días te da tu proveedor. Súmalos como en la tabla de arriba y vas a tener tu ciclo de efectivo.

Si te sale arriba de noventa días, estás financiando tu operación con dinero propio durante tres meses, y cada peso de crecimiento te va a apretar más. No es una emergencia, pero sí es la cifra que hay que discutir con tu contador en la próxima junta, en lugar de discutir únicamente la utilidad.