Qué es ERPNext y por qué una PyME mexicana puede tenerlo sin pagar licencias
ERPNext es un ERP de código abierto con contabilidad, inventario, compras, ventas y producción en un solo sistema. No pagas licencias, pero sí pagas otras cosas. Aquí está el desglose honesto: qué incluye, qué no incluye para México, y para quién sirve de verdad.
Cuando un dueño pide cotización de un ERP, la primera cifra que le llega suele ser un precio por usuario al mes. Ochocientos pesos, mil doscientos, dos mil. Se multiplica por doce personas y por doce meses, y ahí es donde muchas empresas deciden que un ERP no es para ellas. ERPNext rompe esa cuenta por un lado inesperado: esa columna vale cero. No porque sea gratis, sino porque el dinero está en otra parte.
ERPNext es un sistema de gestión empresarial de código abierto. Lo desarrolla Frappe Technologies, una empresa india que lleva más de una década en esto, y se publica bajo una licencia libre llamada GPLv3. Eso significa, en palabras de negocio, que el programa se puede descargar, instalar, usar y modificar sin pedirle permiso a nadie y sin pagar por cada persona que lo use.
No es un producto de nicho ni un experimento. Lo usan miles de empresas en el mundo, desde talleres de veinte personas hasta operaciones con varias plantas. En México todavía es poco conocido, y eso tiene una parte buena y una mala que vamos a ver más abajo, sin adornos.
Sumario
- 01Qué trae adentro
- 02Qué significa GPLv3 para ti
- 03Dónde sí está el costo
- 04Lo que no trae y hay que resolver
- 05Para quién sirve y para quién no
Qué trae adentro
Un ERP no es un programa: es un conjunto de áreas de la empresa que comparten la misma información. ERPNext cubre las siguientes, y lo importante no es la lista sino que todas están conectadas entre sí.
| Área | Qué resuelve en la práctica |
|---|---|
| Contabilidad | Plan de cuentas, pólizas automáticas, balance y estado de resultados en vivo, centros de costo, conciliación bancaria |
| Inventario | Varios almacenes, lotes y caducidades, números de serie, costeo PEPS o promedio, conteos y punto de reorden |
| Compras | Solicitud, comparativo de cotizaciones, orden, recepción parcial, rechazos y prorrateo de flete al costo |
| Ventas y punto de venta | Cotización, pedido, remisión, factura, listas de precios, reglas de descuento, límite de crédito y caja con turno |
| Producción | Recetas y listas de materiales, órdenes de trabajo, inventario en proceso, maquila y costo real contra estimado |
| Proyectos y servicios | Obras y proyectos con presupuesto, registro de horas, facturación por avance y rentabilidad por proyecto |
| Activos fijos | Alta de maquinaria y equipo, depreciación automática, mantenimiento y baja |
| CRM, soporte y recursos humanos | Embudo comercial, tickets, empleados, asistencia y vacaciones; recursos humanos va en una aplicación aparte del mismo fabricante |
Que traiga todo no significa que debas encender todo. La forma más segura de que un proyecto fracase es prender los ocho módulos el primer día. Se arranca con tres o cuatro —inventario, compras, ventas y contabilidad básica— y el resto se suma cuando el equipo ya opera sin pensar.
Qué significa GPLv3 para ti
Casi todo lo que se escribe sobre licencias libres está dirigido a programadores. Traducido a lo que le importa a un dueño, son cuatro cosas:
Puedes usarlo sin pagar licencia, con los usuarios que quieras. Si mañana contratas a seis personas más, tu costo de software no sube. Esto cambia por completo la matemática de crecer.
El código es público. No dependes de que el fabricante siga existiendo ni de que decida subirte el precio. Si el proveedor que te implementó desaparece, el sistema sigue ahí y otro puede continuarlo.
Puedes modificarlo. Lo que se te ocurra que le falta se puede construir, y lo construye quien tú quieras: tu consultor, otro proveedor o alguien de tu equipo.
La obligación de la licencia casi nunca te aplica. La GPL exige compartir el código sólo si tú distribuyes el programa modificado a terceros. Una empresa que lo usa internamente para su operación no distribuye nada, así que no tiene ninguna obligación de publicar nada.
En que puedes cambiar de proveedor de servicio sin cambiar de sistema. Con un ERP propietario, si te peleas con quien te lo vendió, te peleaste también con el software. Aquí no: el sistema es tuyo y lo puede atender cualquiera que sepa.
Dónde sí está el costo
Aquí es donde este artículo se separa del folleto. Un ERP libre no es un ERP gratis: es un ERP donde el dinero se va a servicios en lugar de irse a licencias. Y eso tiene una consecuencia importante, que es que el gasto se parece más a contratar trabajo que a comprar un producto.
| Concepto | Cuándo se paga | Qué lo mueve |
|---|---|---|
| Licencia | Nunca | Nada. Ni usuarios, ni módulos, ni sucursales |
| Servidor | Mensual | Usuarios trabajando al mismo tiempo y volumen de documentos |
| Implementación | Una vez, por fases | Cuántos módulos, qué tan ordenada está tu operación hoy |
| Migración de datos | Una vez | Qué tan sucio está tu catálogo. Es el concepto que más se subestima |
| Capacitación | Una vez, más refuerzos | Número de roles distintos, no número de personas |
| Timbrado de CFDI | Alta más consumo | Facturas al mes. Va con un proveedor autorizado, no con el ERP |
| Soporte y respaldos | Mensual | Nivel de atención que necesitas y si tienes o no gente de sistemas |
La diferencia con un ERP de licencia por usuario no está tanto en el primer año, donde los dos cuestan parecido porque la implementación pesa igual. Está a partir del segundo, y sobre todo cuando creces: con licencia, cada persona nueva vuelve a costarte; sin licencia, no. En una empresa que pasa de doce a veinticinco usuarios en tres años, esa columna es la que decide.
Lo que no trae y hay que resolver
Ésta es la parte que un vendedor no te va a contar en la primera junta, y es justamente la que decide si el proyecto sale bien o se atora en el mes tres.
ERPNext no timbra ante el SAT de forma nativa. Es un producto global y el timbrado mexicano no viene de fábrica. Se resuelve integrándolo con un proveedor autorizado de certificación, pero eso es trabajo de implementación que hay que cotizar y mantener. Si alguien te dice que eso viene incluido y listo, pídele que te lo demuestre timbrando una factura en la demostración.
Lo mismo aplica, en menor medida, a la contabilidad electrónica con el código agrupador del SAT, a la DIOT y al complemento de pago. Todo es resoluble y nada es un impedimento, pero son horas de configuración y de desarrollo que forman parte del costo real del proyecto.
La nómina mexicana es el otro caso. ERPNext trae un módulo de recursos humanos, pero calcular una nómina conforme a la ley mexicana —con sus tablas, sus cuotas y su timbrado— es un problema aparte. La recomendación honesta para la mayoría de las PyMEs es dejar la nómina en el sistema especializado que ya usan y conectar sólo la póliza contable.
Para quién sirve y para quién no
Le queda muy bien a la empresa que maneja inventario en serio, que tiene entre diez y cien personas usando el sistema, que quiere crecer sin que el software le cobre por cada persona nueva, y que tiene a alguien adentro capaz de llevar el proyecto del lado del cliente.
No le queda a quien sólo necesita facturar y llevar la contabilidad —para eso hay sistemas mexicanos más baratos y más rápidos de arrancar—, ni a quien necesita una solución tan específica de su industria que existe un software especializado mejor, ni a quien no puede liberar a nadie de su equipo para acompañar la implementación. En ese último caso el proyecto se atora sin importar qué sistema elijas.
La pregunta no es cuánto cuesta la licencia. Es cuánto te va a costar el sistema completo dentro de tres años, cuando tengas el doble de gente.
Míralo con tus propios productos, no con los de la demo
Cargamos una muestra de tu catálogo y de tus clientes en un ambiente de prueba y te enseñamos tu propia operación corriendo. Se ve en una hora y no cuesta nada. Si al final la conclusión es que no te conviene, te lo decimos igual.
- —Demostración con tu catálogo, no con datos de ejemplo
- —Implementación de ERPNext por fases, sin licencias por usuario
- —Integración de timbrado CFDI y validación fiscal con contador aliado
- —Hosting administrado, respaldos probados y soporte mensual