El flete que te está comiendo el margen: qué es el costo de mercancía puesta en bodega

La factura del proveedor dice dos mil setecientos cincuenta pesos por monitor. Tu sistema guarda dos mil setecientos cincuenta. Tu lista de precios se calculó sobre dos mil setecientos cincuenta. Y ese monitor te costó dos mil ochocientos veintiuno. La diferencia son setenta y un pesos que pagaste de flete y que nadie le asignó al producto, y que por lo tanto no aparecen en ningún lado hasta que alguien se pregunta por qué el negocio deja menos de lo que dicen los números.

El precio de una mercancía no es lo que dice la factura del proveedor. Es lo que te costó tenerla en tu anaquel, lista para venderse. Y entre la factura y el anaquel pasan cosas que cuestan dinero: el flete, la maniobra de descarga, el seguro del traslado, el pedimento si viene de fuera, el agente aduanal, el almacenaje mientras libera.

A eso se le llama costo de mercancía puesta en bodega. En las empresas que importan se le dice «costo puesto» o «costo en piso», y quien trabaja con proveedores extranjeros lo tiene perfectamente claro. Quien compra nacional casi nunca lo calcula, y ahí es donde se esconde el problema, porque el flete nacional también existe y también se paga.

Qué entra al costo y qué no

La regla que ordena todo: entra al costo del producto todo lo que hizo falta para que la mercancía llegara a tu bodega en condiciones de venderse. Lo que pasa después de eso ya no es costo del producto, es gasto de operación.

Y el error más caro de todos: mandar el flete directo a una cuenta de gastos. Es cómodo, el contador lo acepta, y produce tres daños al mismo tiempo. Infla tus gastos de operación con algo que no es gasto de operación. Deja tu costo de ventas artificialmente bajo, así que tu margen bruto se ve mejor de lo que es. Y valúa tu inventario final por debajo de lo que vale, o sea que tu activo en el balance está subestimado.

Una compra real, con dos productos

Aquí está el ejemplo completo. Una compra a un proveedor, dos productos muy distintos entre sí, un solo flete. Los productos son distintos a propósito, porque ahí es donde se ve lo que importa.

El flete representa el 2.59% del valor de la mercancía. Suena a nada. Guarda ese número, porque al final del artículo va a significar algo muy distinto.

La pregunta operativa es simple de enunciar y no tiene una respuesta única: ¿cuánto de esos ocho mil pesos le toca a cada monitor y cuánto a cada teclado?

Tres formas de repartir el mismo flete

Hay tres criterios de prorrateo y los tres son legítimos. Lo interesante es que dan resultados radicalmente distintos con exactamente los mismos datos.

Por importe

Cada producto absorbe flete en proporción a lo que costó. Los monitores son el 89% del valor de la compra, así que se llevan el 89% del flete.

Por cantidad

El flete se divide entre el número de piezas, sin importar lo que cuesten. Trescientas piezas, ocho mil pesos: $26.67 por pieza, sea monitor o teclado.

Mira bien ese segundo renglón. Con este criterio, los teclados absorben más flete que los monitores —cinco mil trescientos contra dos mil seiscientos— simplemente porque son el doble de piezas. Y veintiséis pesos de flete sobre un teclado de ciento setenta es una barbaridad.

Por peso o volumen

El flete se reparte según lo que cada producto ocupa en el camión, que es lo que de verdad lo genera. Cien monitores de cinco kilos son quinientos kilos; doscientos teclados de ochocientos gramos son ciento sesenta. Total: seiscientos sesenta kilos a $12.12 el kilo.

El margen antes y después

Ahora la parte que importa. Supongamos que vendes el monitor en $3,400 y el teclado en $220. Éste es el margen bruto que crees tener, y los tres que podrías tener según cómo repartas el flete.

Léelo despacio, porque hay dos hallazgos distintos.

El primero: en todos los escenarios ganas menos de lo que creías. El flete se comió entre dos y doce puntos de margen según el producto y el criterio. Ese dinero siempre se te fue; lo único que cambia es si lo sabías.

El segundo, que es el grave: mira el teclado. Su margen puede ser 20.73% o 10.61% con exactamente la misma compra y el mismo flete, dependiendo nada más de cómo repartas los ocho mil pesos. La mitad de su rentabilidad depende de una decisión administrativa que probablemente nunca se tomó de manera consciente.

Y aquí vuelve el 2.59% de la primera tabla. Si esa proporción se mantiene y compras seis millones de pesos al año, estás dejando de asignarle a tus productos alrededor de $155,000 pesos anuales. No es que se pierdan: se pagaron y están en tu contabilidad. Lo que se pierde es la posibilidad de fijar precios sabiendo lo que de verdad cuestan las cosas.

Cuál criterio usar en tu caso

No hay un ganador universal. La regla honesta es repartir el costo según lo que realmente lo causa, y eso cambia según el concepto que estás prorrateando.

Una advertencia más: elige un criterio y quédate con él. Cambiarlo compra a compra hace que tus costos unitarios salten sin razón operativa y vuelve imposible comparar un mes contra otro. Si lo cambias, cámbialo a partir de una fecha y anótalo.

El problema de que la factura llegue después

Éste es el obstáculo real, el que hace que la mayoría de las empresas ni siquiera lo intenten: la mercancía llega el lunes y la factura del flete llega tres semanas después. Para entonces ya recibiste el material, ya lo pusiste en el anaquel y probablemente ya vendiste una parte.

Hacerlo a mano en ese escenario es prácticamente imposible. Tendrías que recalcular el costo unitario de lo que quedó en existencia, y además corregir el costo de ventas de lo que ya saliste vendiendo, porque esas piezas también traían flete encima. Nadie hace eso en una hoja de cálculo. Por eso el flete acaba en gastos: no por ignorancia, sino porque a mano no se puede.

Un sistema de gestión resuelve exactamente esto, y es de las cosas donde la diferencia con una hoja es más brutal. Capturas el gasto del flete tres semanas después, lo asocias a la recepción que corresponde, eliges el criterio de prorrateo, y el sistema recalcula hacia atrás: ajusta el valor de lo que sigue en el almacén y corrige el costo de ventas de lo que ya se vendió, con su póliza contable correspondiente.

Y esto cómo se llama

Si vas a pedirlo o a buscarlo, conviene que sepas los nombres. En inglés se le dice landed cost, literalmente el costo de la mercancía ya desembarcada. En español se usa costo puesto en bodega, costo en piso o costo de importación.

Y en un sistema como ERPNext, el documento que hace esta operación se llama comprobante de costos de importación —landed cost voucher—. Es una pantalla donde eliges una o varias recepciones de mercancía, capturas los gastos que llegaron después, escoges si se reparten por importe, por cantidad o por otro criterio, y lo envías. El sistema hace el resto, incluido el asiento contable.

Lo digo hasta aquí a propósito: el nombre técnico no sirve de nada si antes no entiendes por qué el monitor no costó dos mil setecientos cincuenta. La mayoría de las empresas que tienen el documento disponible en su sistema nunca lo usan, porque nadie les explicó el problema que resuelve.

Qué revisar esta semana

Uno: pídele a tu contador cuánto pagaste el año pasado en fletes de entrada, maniobras y pedimentos, y en qué cuenta quedaron. Si están en una cuenta de gastos, ya sabes que tu costo de ventas está subestimado en ese monto.

Dos: divide ese total entre tus compras del año. Ése es el porcentaje que le falta a todos tus costos unitarios, y por lo tanto el que le sobra a todos tus márgenes.

Tres: tómate tus cinco productos de mayor venta y súmales ese porcentaje al costo. Si alguno queda con un margen que no te gusta, acabas de encontrar por qué el negocio deja menos de lo que dice el reporte.