Cuánto dinero tienes dormido en el almacén y cómo calcularlo hoy mismo
Tu almacén no está lleno de mercancía: está lleno de dinero que decidiste no tener en el banco. Dos fórmulas de primaria te dicen cuánto y si es demasiado.
Camina por tu bodega y no veas cajas. Ve billetes. Cada tarima es dinero que ya salió de tu cuenta, que ya se le pagó a un proveedor, y que va a seguir ahí parado hasta que alguien lo compre. Visto así, la pregunta deja de ser «¿tengo suficiente surtido?» y se vuelve otra mucho más incómoda: ¿cuánto de mi dinero está dormido ahí dentro, y cuánto de eso no debería estar?
Hay dos fórmulas que contestan eso. Las dos son aritmética de primaria, las dos se sacan con tres datos que ya tienes, y las dos juntas te dan un número que puedes discutir con tu banco, con tu contador y con tu comprador. Son la rotación de inventario y los días de inventario.
Lo interesante no son las fórmulas: es que el mismo resultado puede significar «vas excelente» en un negocio y «tienes un problema grave» en el de junto. Eso es lo que vamos a ver con tres casos reales.
Sumario
- 01Las dos fórmulas y de dónde salen los números
- 02El error que infla el resultado
- 03Tres negocios, tres verdades distintas
- 04Por qué el promedio general te miente
- 05Días de inventario y tu línea de crédito
Las dos fórmulas y de dónde salen los números
La rotación dice cuántas veces al año vaciaste y volviste a llenar tu almacén. Si tu rotación es 4, significa que en el año vendiste cuatro veces el equivalente de lo que tienes guardado en promedio.
Los días de inventario son lo mismo dicho al revés, y en la práctica es el número que más sirve porque se entiende sin traducción: cuántos días tarda en venderse una pieza desde que entra al almacén.
Los tres datos que necesitas están todos a la mano. El costo de lo vendido sale del estado de resultados que te entrega tu contador —es el renglón de abajo de las ventas, no las ventas—. El inventario inicial y final salen del balance, o de tus propios conteos de enero y de diciembre valuados a costo.
El error que infla el resultado
Aquí es donde casi todo el mundo se equivoca la primera vez, y el error no es menor: divide ventas entre inventario, en lugar de costo entre inventario. Como las ventas incluyen tu margen y el inventario está valuado a costo, estás dividiendo peras entre manzanas y el resultado sale inflado.
Una ferretería con margen del 35% que divide ventas entre inventario obtiene una rotación de 6.2 y se siente bien. Calculada correctamente, con costo de lo vendido, su rotación real es 4.0. La diferencia entre las dos cifras son treinta y dos días de inventario que creía no tener.
Uno: si tu negocio es muy estacional, el promedio de enero y diciembre miente. Usa el promedio de los doce cierres mensuales si los tienes. Dos: el inventario siempre se valúa a costo, nunca a precio de venta, o las dos fórmulas se vuelven inútiles.
Tres negocios, tres verdades distintas
Éstos son tres negocios de tamaños distintos, con cifras redondeadas. Fíjate primero en los números y luego en lo que significan, porque no significan lo mismo.
| Los tres casos | Ferretería | Farmacia | Distribuidora |
|---|---|---|---|
| Costo de lo vendido al año | $4,200,000 | $9,600,000 | $24,000,000 |
| Inventario promedio | $1,050,000 | $800,000 | $1,200,000 |
| Rotación | 4.0 | 12.0 | 20.0 |
| Días de inventario | 91 días | 30 días | 18 días |
La ferretería: 91 días y está bien
Noventa y un días suena a barbaridad hasta que entiendes el giro. Una ferretería vive de tener: su cliente entra buscando una pieza específica y si no la hay, se va a la de enfrente y probablemente no vuelve. Eso obliga a cargar miles de claves distintas, muchas de las cuales se venden cinco veces al año.
El surtido es el producto. Una ferretería con rotación de 12 no es una ferretería eficiente: es una ferretería desabastecida que está perdiendo ventas que nunca va a poder contar, porque el cliente que no encontró lo que buscaba no deja rastro.
La farmacia: 30 días y no puede ser más
Aquí el límite no lo pone la eficiencia: lo pone la caducidad. Un medicamento con dieciocho meses de vida útil que pasa tres meses en tu anaquel llega al cliente con menos de la mitad de su vida, y el que no se vende se tira. La merma por caducidad no se recupera nunca.
Además, su proveedor le surte cada veinticuatro o cuarenta y ocho horas. Cuando el proveedor entrega rápido, cargar inventario es una decisión, no una necesidad, y es una decisión cara.
La distribuidora: 18 días porque el margen no aguanta más
Una distribuidora de abarrotes trabaja con márgenes de un dígito. Con cuatro o cinco por ciento de utilidad, cada peso parado en el almacén pesa muchísimo más que en un negocio de margen alto. Su modelo no es ganar mucho por caja: es mover muchísimas cajas rápido.
Imagina que las tres tuvieran rotación de 6, o sea 61 días. Para la ferretería sería una mejora notable, señal de un almacén bien podado. Para la farmacia sería un problema serio de caducidades y dinero parado sin razón. Para la distribuidora sería sencillamente inviable: no hay margen que financie dos meses de abarrotes detenidos. No existe una rotación buena. Existe la rotación correcta para tu giro, tu margen y el plazo de entrega de tu proveedor.
Los cuatro factores que determinan cuál es la tuya, en orden de peso:
| Factor | Cómo mueve tu número |
|---|---|
| Caducidad o moda | Producto que se echa a perder o pasa de moda exige rotación alta a la fuerza |
| Tiempo de entrega del proveedor | Proveedor que surte en 24 horas permite poco inventario; uno de importación a 60 días obliga a cargar |
| Margen | Margen bajo no aguanta inventario parado; margen alto lo tolera mejor |
| Costo de no tener | Si el cliente que no encuentra se va para siempre, cargar surtido es una inversión, no un desperdicio |
Por qué el promedio general te miente
El número global es útil para compararte contra tu propio año pasado y contra tu giro. Para decidir qué hacer el lunes, no sirve de nada, porque un promedio de noventa y un días puede esconder cualquier cosa.
La misma ferretería del ejemplo, desglosada por familia:
| Ferretería, por familia | Inventario | Días | % de venta |
|---|---|---|---|
| Tornillería y fijación | $140,000 | 39 | 31% |
| Plomería básica | $145,000 | 53 | 24% |
| Eléctrico | $160,000 | 73 | 19% |
| Herramienta eléctrica | $405,000 | 147 | 24% |
| Línea de jardinería | $200,000 | 869 | 2% |
| Total | $1,050,000 | 91 | 100% |
El promedio de noventa y un días es cierto y es irrelevante. Lo que importa está en los dos últimos renglones: hay doscientos mil pesos en una línea de jardinería que tarda más de dos años en venderse, y que representa el dos por ciento de las ventas. Y hay cuatrocientos cinco mil en herramienta eléctrica, la familia más pesada del almacén, tardando casi cinco meses. Ese es el dinero que hacía falta, y no aparecía por ningún lado en el número global.
En la mayoría de las PyMEs, entre el diez y el veinte por ciento del valor del inventario lleva más de un año sin moverse. Casi siempre es una línea que se trajo con ilusión, una compra por volumen que salía barata, o producto que quedó de un cliente que se fue. Contablemente sigue valiendo lo que costó. En la realidad vale lo que alguien esté dispuesto a pagar hoy, que suele ser bastante menos.
El inventario que no rota no es mercancía. Es una decisión de compra que tomaste hace dos años y que sigues pagando.
Días de inventario y tu línea de crédito
Ésta es la parte que convierte el ejercicio en dinero, y la razón por la que vale la pena calcularlo hoy y no el mes que entra.
Toma tu costo de lo vendido anual y divídelo entre 365. Eso es lo que cuesta un día de inventario en tu negocio. En una empresa con doce millones de costo anual, cada día de inventario vale casi treinta y tres mil pesos.
| Empresa con $12,000,000 de costo de lo vendido | Dinero inmovilizado |
|---|---|
| 90 días de inventario | $2,958,904 |
| 75 días de inventario | $2,465,753 |
| 60 días de inventario | $1,972,603 |
| 45 días de inventario | $1,479,452 |
| Lo que libera bajar de 90 a 45 | $1,479,452 |
Léelo otra vez, porque es el punto completo del artículo: bajar cuarenta y cinco días de inventario en esta empresa libera un millón y medio de pesos sin vender un solo peso más y sin pedirle nada a nadie. Es exactamente el mismo efecto que conseguir una línea de crédito de millón y medio, sólo que sin intereses, sin garantía y sin aval.
Y la comparación funciona en los dos sentidos. Si esa empresa va al banco por un crédito de capital de trabajo de un millón y medio al dieciocho por ciento anual, va a pagar cerca de doscientos setenta mil pesos de intereses al año por tener el mismo dinero que ya tenía, dormido en su propia bodega.
Los intereses son apenas una parte. Sumando financiamiento, espacio de bodega, seguro, maniobras, merma y obsolescencia, mantener inventario cuesta entre 18% y 25% anual sobre su valor. Sobre un almacén de tres millones, eso son entre quinientos y setecientos cincuenta mil pesos al año que se van sin factura y sin que nadie los vea nunca en un reporte.
Cómo calcularlo hoy, en quince minutos
Uno: pídele a tu contador el costo de lo vendido del año pasado y el valor de tu inventario al cierre de este año y del anterior. Son tres cifras y las tiene a la mano.
Dos: saca tu rotación y tus días con las dos fórmulas de arriba. Anota el número en un papel y guárdalo, porque es tu punto de partida.
Tres: y éste es el que duele y el que sirve, saca una lista de los productos que no han tenido ni una salida en los últimos doce meses, con su valor a costo. Súmala. Ese total, dividido entre el valor de tu inventario, es el porcentaje de tu dinero que está dormido sin ninguna razón defendible.
Los primeros dos pasos se hacen con lo que ya tienes. El tercero es donde se atoran casi todos, porque requiere saber la fecha de la última salida de cada producto, y eso una hoja de cálculo no lo guarda. Es exactamente el tipo de pregunta que un sistema contesta en tres segundos y que a mano puede tomar semanas.
Te sacamos el número y te decimos dónde está el dinero parado
Una auditoría de inventario y costos sobre tus propios datos: rotación global, rotación por familia, producto sin movimiento y cuánto dinero libera cada ajuste. Sales con cifras, no con recomendaciones generales.
- —Rotación y días de inventario, global y por familia de producto
- —Lista valuada del producto sin movimiento en los últimos 12 meses
- —Cuánto efectivo libera bajar a los días objetivo de tu giro
- —Implementación de ERPNext por fases, sin licencias por usuario